Cara Membuat Database dengan Excel disertai Form Entri Data

 Bagi sebagian orang, pekerjaan mengelola data merupakan suatu hal yang rumit dan merepotkan. Terlebih lagi apabila data yang dikelola adalah master data yang sangat besar dan sensitif sehingga diperlukan ketelitian dan kehati-hatian pula dalam menuliskan atau mengubah isi data tersebut. 


Bagi kita yang lebih menyukai menggunakan program aplikasi Excel untuk menyimpan data sebagai database, mungkin seringkali mengalami kesalahan input data di sel-sel worksheet yang misalnya disebabkan karena keliru mencatat data pada sel atau kolom tertentu yang bukan pada tempatnya. Hal tersebut sebenarnya bisa kita hindari jika kita lebih baik dalam mengelola worksheet tersebut.

 

Membuat Database Excel

Dalam melakukan aktivitas pengisian (entri) data ke dalam suatu Table di Excel, mungkin Anda akan lebih suka menggunakan form entri data untuk memudahkan pengisian jika dibandingkan dengan mengisi data secara datar (horizontal ) di worksheet aplikasi Excel. 

Jika Anda ingin mengetahui tahapan langkah demi langkah cara membuat database di Excel menggunakan form entri data pada suatu Table Excel, berikut ini uraian selengkapnya untuk mendapatkan fitur Excel tersebut.

Bagaimana Cara Membuat Database di Excel dengan Form Entri Data?

1. Langkah Pertama: Membuat Tabel Database

Sebelum Anda menggunakan fitur form input data ini, terlebih dahulu Anda harus menentukan jumlah kolom tabel yang digunakan Contohnya: jika Anda ingin membuat 10 kolom isian, maka yang Anda blok/sorot adalah kolom A hingga kolom J, kemudian tampilkan kotak dialog 'Create Table' dengan cara memilih menu ribbon:

insert> tables> table

Lalu klik 'OK'. Selanjutnya Anda tinggal mengubah tulisan 'Column 1' dan seterusnya sesuai dengan judul masing-masing kolom Anda.

 

2.Langkah Kedua: Menampilkan Icon Form

 

Pada awalnya menu perintah Form ini tidak ditampilkan pada menu di bagian sudut kiri atas (menu Ribbon) sehingga perintah Form harus dibuatkan pintasan pada Quick Access Toolbar, maka untuk dapat menampilkannya ikuti langkah berikut:

 

cara membuat database di excel

 

  1. Klik tanda panah kecil pada menu Ribbon lalu pilih 'More Commands...' (seperti terlihat dalam gambar di atas). Selanjutnya akan tampil kotak dialog 'Excel Options' yang menyorot menu 'Quick Access Toolbar'.

  2. Pada menu drop-down di bawah tulisan 'Choose commands from:', pilih 'Commands Not in the Ribbon', kemudian temukan dan pilih menu 'Form...' pada kotak daftar di sebelah kiri. Selanjutnya klik tombol 'Add >>', maka menu 'Form...' tersebut tampil di kotak daftar di sebelah kanan.

  3. Klik 'OK' dan icon telah berhasil Anda aktifkan (terlihat seperti pada gambar di bawah ini)

 

 

Setelah Anda melakukan langkah tersebut diatas, ketika menu icon Form Anda klik, maka form entri data ditampilkan dengan isian sesuai judul kolom tabel yang Anda buat sebelumnya.

 

 

Bagaimana Cara Mencari Data dalam Table Excel melalui Form Entri Data?

Melalui kotak dialog form ini, Anda tidak hanya dapat membuat entri data, akan tetapi dapat pula mengedit data yang telah tercatat pada daftar, menghapus data, juga dapat mencari, dan menampilkan data sesuai dengan kriteria yang Anda tentukan. 

 

Adapun untuk melakukan pemilihan data menurut kriteria tersebut, contohnya adalah jika Anda ingin menampilkan data dengan nama yang berawalan huruf 'J' saja, maka terlebih dahulu Anda klik 'Criteria' kemudian pada isian Nama ketik huruf J lalu Anda dapat mengklik tombol 'Find Next' atau 'Find Prev' untuk menampilkan data khusus yang telah terpilih.

 

Bagaimana Cara Mengedit Data dalam Table Excel melalui Form Entri Data?

Untuk mencari atau menghapus entri tertentu pada tabel Excel melalui tombol Form, Anda dapat mengikuti langkah-langkah mengedit data pada Tabel Excel seperti contoh yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.

 

 

Kesimpulan

Meskipun menu perintah form ini dibuat tersembunyi dari menu ribbon atau menu klik-kanan Excel dan hanya bisa berfungsi pada suatu tabel Excel saja, namun menu perintah form input data ini dapat membuat aktivitas entri data menjadi lebih mudah untuk ditangani.